Какви са възможностите за извършване на инвентаризация през по-дълъг период от време, в съответствие с Наредбата за запазване на библиотечните фондове?

ОТГОВОР:

Проблемите с инвентаризацията на библиотечните фондове възникват с приемането на новия Закон за счетоводството, в сила от 01.01.2002 г. (Обн. ДВ. бр. 98 от 16 Ноември 2001 г., изм. ДВ. бр. 91 от 25 Септември 2002 г., изм. ДВ. бр. 96 от 29 Октомври 2004 г., изм. ДВ. бр. 102 от 20 Декември 2005 г., изм. ДВ. бр. 105 от 29 Декември 2005 г., изм. ДВ. бр. 33 от 21 Април 2006 г., изм. ДВ. бр. 63 от 4 Август 2006 г., изм. ДВ. бр. 105 от 22 Декември 2006 г., изм. ДВ. бр. 108 от 29 Декември 2006 г., изм. ДВ. бр. 57 от 13 Юли 2007 г., изм. ДВ. бр. 50 от 30 Май 2008 г., изм. ДВ. бр. 69 от 5 Август 2008 г., изм. ДВ. бр. 106 от 12 Декември 2008 г., изм. ДВ. бр. 95 от 1 Декември 2009 г.).

Текстовете в раздел „Инвентаризация" претърпяха изменения във времето, но и в сега действащия закон остана изискването за инвентаризация през всеки отчетен период. Наредбата за запазване на библиотечните фондове (1995), отчитаща спецификата на библиотечните фондове като материален актив, се обезсили като правен документ от Закона за счетоводството. Тя продължава да се прилага повече като методическо помагало за провеждане на инвентаризация. Много библиотеки я използват и се позовават на текстовете й, но в повечето случаи финансистите и одиторите не я приемат като поднормативен документ.

Предстои изработването на нова Наредба за запазване на библиотечните фондове, хармонизирана със Закона за счетоводството и Закона за обществените библиотеки, като ББИА има информация, че са предприети необходимите стъпки от Министерството на културата.

Понастоящем редът и начинът за провеждане на инвентаризация се регламентират от Гл. 4 „Инвентаризация" на Закона за счетоводството. Съответните текстовете гласят:

Чл. 22. (1) (Изм. - ДВ, бр. 105 от 2006 г., в сила от 01.01.2007 г.) Инвентаризация на активите и пасивите се извършва през всеки отчетен период с цел достоверното им представяне в годишния финансов отчет. Инвентаризацията се извършва по ред и начин, определени от органите на управление на предприятието.
         (2) (Нова - ДВ, бр. 105 от 2006 г., в сила от 01.01.2007 г.) За бюджетните предприятия министърът на финансите може да определи и други срокове за извършване на инвентаризацията.

Многократно са правени предложения от ББИА на основание ал. 2 на чл. 22 за библиотеките да бъдат определени други срокове за инвентаризация, различни от годишния отчетен период. Това бе постигнато, но само през 2007 година с писмо на министъра на финансите до бюджетните организации (Писмо на МФ ДДС 14/21.12.2007 г.). Някои бюджетни организации продължават да се позовават на това писмо по отношение на инвентаризацията на библиотечните фондове.

Възможността ежегодно да се извършва инвентаризация на библиотечния фонд зависи от няколко основни фактора, като от първостепенна важност е обемът на библиотечния фонд. Важен фактор е и осигуреният от ръководителя на организацията персонал за целите на инвентаризацията, наличието на съвременни технологии като радиочестотните идентификационни кодове и др.

Ежегодното извършване на пълна инвентаризация е възможно само в случаите, когато библиотечния фонд не е голям и се осигурят достатъчно служители, включително извън библиотечния персонал, които да се справят със задачата в определените срокове. Обемът работно време и необходимият персонал за пълна инвентаризация при традиционните технологии може да се изчисли приблизително на базата на „Единни трудови норми за библиотечно-библиографските процеси в библиотеките" (Състав. А. Казанджиев. София, НБКМ, 1987). Предварителните изчисления могат да бъдат използвани като основен аргумент от главния библиотекар, с който ръководителят на организацията да бъде убеден, че ежегодната пълна инвентаризация отнема значителен обем работно време и пречи на изпълнението на основните задачи на библиотеката.

За повечето библиотеки ежегодната пълна инвентаризация на библиотечния фонд е невъзможна, тъй като предполага затваряне за читателите за дълъг период. Библиотеките с големи фондове би трябвало перманентно да бъдат затворени, за да извършват ежегодна пълна инвентаризация, но и това не е изпълнимо и не се случва. Текстът на чл. 22, ал. 2, 2-ро изречение от Закона за счетоводството: Инвентаризацията се извършва по ред и начин, определени от органите на управление на предприятието дава възможност да се подходи конкретно от страна на ръководителя на бюджетната организация към библиотеката.

На основание чл. 22 ал. 1 органът по управление на предприятието определя реда и начина на инвентаризация на библиотечните фондове в поднормативните документи за съответното юридическо лице. Такъв основен документ е Счетоводната политика на съответното предприятие/организация. Там се вписва текст, че ежегодно се извършва инвентаризация на определен % от библиотечния фонд, например 20% или 25%. По този начин за определен по-голям от една година период ще се извърши пълна инвентаризация на целия фонд, но е спазено изискването на закона за отчетния период да е извършена инвентаризация. Този подход се прилага от големите научни библиотеки в София, той е консултиран с експерти от МФ и е приет като законосъобразен от финансовия одит, през който са преминали тези библиотеки.

Ежегодната проверка на части от фонда е нужна и полезна. По този начин фондът се поддържа в готовност за оптимално обслужване; подрежда се; откриват се физически износени библиотечни документи; излишно многоекземплярни, остарели по съдържание; непрофилни; погрешно подредени и т. н.

Искрено се надяваме, че ще сме ви полезни със споделения опит.

© ББИА. Всички права запазени. Този текст или части от него могат да бъдат размножавани и публикувани без съгласието на ББИА, но със задължително цитиране на източника.